О спецсимволах неспешно

Виктор Степанович: «Никого мы не протягиваем. А руки протягиваем только с добром — в том числе и для Украины. А если кто-то использует российско-украинские противоречия для внутренних спекуляций — так это от слабости и небольшого ума... А кто нам по сердцу, кто ниже сердца — не важно»
Kp.ru

Можно сделать так:

А кто нам по сердцу, кто ниже сердца — не важно (с) В. Черномырдин

Особый шик:

А кто нам по сердцу, кто ниже сердца — не важно © В. Черномырдин

Или © Office Smart

MS Word позволяет довольно легко оперировать спецсимволами. Есть возможность вставить любой символ (длинное тире — , параграф §, знак конца абзаца ¶, любые виды кавычек) как непосредственно из интерфейса ворда, так и методом набора десятичного кода конкретного символа.

В первом случае нужно в меню Вставка – Символ - (Другие символы) выбрать нужный спецсимвол из множества представленных. Во втором случае можно просто зажать клавишу Alt и набрать десятичный четырехзначный код.

Note: Иногда в таблице кодов указывается трехзначный код; например, для символа длинного тире —. Тогда первой цифрой следует ставить 0, а далее трехзначный код - Alt + 0151 для длинного тире. MS Word также позволяет назначить любому символу свое сочетание клавиш, что имеет смысл, если знак копирайта ©, например, используется очень часто.Полную таблицу кодов найти легко. Например, здесь

Приведем лишь некоторые коды

Название	Символ	ASCII
Доллар	$	0036;
«Собака коммерческая»	@	0064;
Кавычка слева	“	0147;
Кавычка справа	”	0148;
Копирайт	©	0169;
Торговый знак	®	0174;
открывающая «лапка»	„	0132;
закрывающая «лапка»	“	0147;
левая «елочка»	«	0174;
правая «елочка»	»	0187;
Длинное тире	—	0151;

Читать далее

Экспорт в pdf

Давайте делать все красиво и отправлять заказчикам-партнерам все в вся в формате pdf, решает великомудрое начальство. Если только речь не идет о полиграфической продукции, то императив сомнителен, однако манагерам делать все одно придется. Даром, что без спецсредств документ не скорректировать, что с киррилическими шрифтами проблемы возникают все еще очень часто – надо делать, то есть экспортировать документы офиса в формат pdf.

Если на рабочей машине стоит MS Office 2007, то выходом станет специальный Office 2007 Add-in, который честно поможет всем лицензионным пользователям. Если же стоит пакет 2003 года, то необходимо обратиться к дополнительным программным продуктам.
Adobe Acrobat, конечно, для того и создан; но он, во-первых, денег стоит, а во-вторых, слабенькую офисную машинку может подвесить за шкирон да на стенку. Так что манагерам остается искать обходные пути, либо стоять в очередь к «счастливчику», которому поставили софтину и поручили конвертировать все и всем.

Возможным дешевым выходом станет переход на пакет OpenOffice, программы которого тоже умеют экспортировать в pdf. Такой переход потребует от всех сотрудников железных нервов, но если задаться целью…

Скорее всего, админ поставит Вам простое эффективное и бесплатное решение типа виртуальных pdf-принтеров, таких как PDFCreator или PrimoPDF. И в оптимальном случае программа не будет оставлять никаких собственных рекламных подписей в создаваемых документах.

Еще одной альтернативой станут разнообразные удаленные сервисы, позволяющие осуществить конвертацию файлов в pdf:
PrimoOnline – позволяет загрузить на сервер файл и после получить его по электронной почте на указанный адрес.

PDFOnline – аналогичный сервис с ограничением до 2 мегабайт исходного файла.
Koolwire – предпочтет получить от Вас файл по электронной почте на pdf@koolwire.com и также вернуть его.

Похожий сервис от самой Adobe предлагает бесплатно конвертировать только первые 5 файлов.

Как правило, время работы удаленных сервисов с файлом составит несколько минут, плюс-минус время, потерянное на корпоративном почтовом сервере.
Читать далее

Поменьше непонятного: декодировка без Штирлица

Больше всего люди пугаются непонятного, небезосновательно поучал Балаганова великий комбинатор.

Неверно распознанная приложением кодировка – это, увы, не только повод для раздражения и всевозможных околоинтернетовских шуток и приколов, но и потерянное рабочее время и изрядные усилия, потраченные на решение непроизводственной, совершенно побочной проблемы.

Чаще всего с неверно распознанной кодировкой приходится сталкиваться при просмотре веб-страниц и чтении электронной почты, и, как правило, браузеры и клиенты электронной почты способны привести покореженное в вид божеский простым переключением кодировки. См. раздел настроек «Вид» (“View” в английской версии).
С кракозябрами в полученных от клиентов-партенров-коллег файлах приходится бороться иначе.

Можно просто скопировать текст в редактор MS Word и воспользоваться функцией исправления поврежденного текста («***» в английской версии), которая имеется в разделе «Сервис» панели управления (“Tools” в английской версии). Если необходимый компонент не установлен, и без прав администратора установить его не получится, или если пакет офиса не вполне легален, приходится обращаться к программам-специалистам.
Разумеется, в домашних условиях вопрос решается загрузкой текста в Штирлица или TCODE, но на корпоративном компьютере без прав устанавливать программное обеспечение остается уповать на онлайн-сервисы.

Существует несколько онлайн декодировщиков, работа с ними сводится к элементарному копипасту кракозябр:
Универсальный декодер кириллицы Петко Йотова
Почтовый декодер Артемия Лебедева
Декодер Почты Игоря Ильина

Так, несмотря на «Ñâåæåçàâàðåííûé êîôå, Áëèíû ñ êðàñíîé èêðîé, Ñëàäêèå áëèíû ñ òâîðîãîì, Ïèðîæêè â àññîðòèìåíòå, Ìåäîâûé òîðò» вполне ясно, что на завтрак сегодня Свежезаваренный кофе, Блины с красной икрой, Сладкие блины с творогом, Пирожки в ассортименте, Медовый торт.

В самых простых случаях Google на скопированные в запрос символы любезно переспросит, не имелось ли в виду именно то, что за кодировкой и скрывается. Конечно, для сколько-нибудь объемных текстов это средство не подходит, но тоже может пригодиться.
Читать далее

Файлообменники – по ту сторону добра и зла

Необходимость выгрузить куда-то вне корпоративной сети довольно объемные или многочисленные файлы возникает гораздо чаще, чем можно подумать; иногда крайне неожиданно. И дело не только в малой пропускной способности почтовых ящиков, забытых флешках или вышедшем из строя ftp-сервере.

Вдруг нужно оперативно создать банк файлов для удаленно работающих или находящихся в командировке коллег, если они по каким-то причинам не могут подключиться к корпоративной сети или ftp-серверу?

Или все выходные Вы вдохновенно делали красивейшую презентацию с картинками, музыкой и видео, которую надо читать заказчику в понедельник утром, но дома нет ни одной пустой болванки, а корпоративный ноутбук в офисе, и флешка осталась… где-то…как обычно.

Как бы то ни было, нужно временное удаленное хранилище достаточно большого объема, доступ к которому смогут получить, как сотрудники компании, так и внешние пользователи (Ваши коллеги в другой точке земного шара, партнеры-клиенты-подрядчики, Вы же сами с домашнего компьютера).

Одним из важных дополнительных критериев при выборе будет то, что для работы с сервисом не должна требоваться установка чего-либо на компьютер: прав администратора нет. Так что откажемся в данном случае от превосходных решений, позволяющих осуществлять синхронизацию, резервное копирование и даже создание виртуального рабочего стола на базе удаленных хранилищ, в пользу простых зато не требовательных файлообменников.

На этот случай во всемирной паутине есть масса сервисов, готовых на время приютить у себя Вашу информацию за право показать энное количество рекламы.

Интерфейс большинства ресурсов сознательно упрощен и интуитивно понятен. Технически Вам придется зайти на сайт файлообменника, в минимизированном меню выбрать нужные файлы на локальном диске или в локальной сети и начать загрузку. Иногда на странице присутствует всего одна строка «Обзор», и кнопка «Загрузить», которая станет активной после выбора загружаемого файла. После успешной выгрузки файла Вы получите прямую ссылку на него и «срок годности» - указание, в течение какого времени файл можно будет скачать; некоторые ресурсы предлагают неограниченное продлить этот срок и дополнительно защитить размещенный файл паролем.

Всегда следует помнить, что файлообменный ресурс во многом – вещь в себе; поэтому прежде чем отправлять ссылку тем, кто будет скачивать по ней файлы, не поленитесь проверить, насколько корректно она работает.

Со своей стороны предлагаем начать с сервисов:
Webfile
Slil/Zalil
Rapidshare
Яндекс

Дополнительно:
Обзор файлообменников с краткими описаниями
Список популярных файлообменных сервисов
Критика файлообменников

Читать далее

Я – редактор... или об основах прикладной герменевтики

Из Кнышуток: Писатель печально смотрел на мигающий курсор Word’а, натужно заполняя банальностями белый лист – не писалось. Читатель скользил взглядом по странице книги, безуспешно пытаясь за что-нибудь зацепиться – не читалось. Так вдумчивый читатель следовал за мыслью автора.

Бизнес похож на процесс создания литературного произведения ровно настолько, насколько ему близка идея сопряжения творческого и формального начал. Букв всего 33, есть установленные правила их сложения в слова, но от этого создание Илиады не перестает быть нетривиальной задачей. Потому басня: язык Эзопа или Редактор и статья


В триждынанотехнологичную эпоху веб 2.0 мы по определению и читатели, и писатели. Офисный сотрудник на любой должности уж если не Толстой, то, как минимум, Барков. Например, даже если суть рациональнейшего предложения можно рассказать в двух словах, в самой маленькой конторке для донесения этой мысли до начальства потребуется испортить в принтере несколько листов первосортной белой бумаги. В позицию редактора встанет ваш начальник, пытаясь продраться сквозь дебри слов к исходному смыслу… или не пытаясь.) как повезет. В позиции писателя будете вы.

Редактор — тот же читатель, наделенный правом карать и миловать, безжалостно вычеркивать и безапелляционно вставлять :), принимать решения. Но готовый текст имеет форму, он как бы провоцирует редактора поддаться искушению и не заметить стилистических ошибок, кривых оборотов и неуместных слов. Текст уже сложился, и любая правка вносит элемент дисгармонии. Несложно заметить, что альтернативных решений всего два — внести «отсебятинку» или довериться автору.

В первом случае мы получим школьника, который пытается «перевести» другу лекцию о Большом Адронном Коллайдере. Хорошо, если выйдет переложение исходного сообщения на современный, понятный язык с большим количеством «особой» лексики. При таком подходе статья безжалостно правится, в угоду идее редактора возникают новые смыслы, исчезают акценты, расставленные автором и не вписавшиеся в новую концепцию.

Вторая ситуация еще хуже — мы имеем дело даже не со школьником — с дилетантом. Статью, проект, предложение читают по абзацам, сверху вниз. Что странного, спросите вы? А то, что редактор, не найдя нужной мысли, например, в первом абзаце, ее туда дописывает, а найдя эту мысль, но в третьем, просто вымарывает. В результате смысл остается, теряется авторская логика. Редактор не хочет понять, он правит «под себя», так, как, по его мнению, надо.

Что в остатке? Редакторский труд тоже творческий, но «по-другому» творческий. Редактор обязан понять мысль автора, и если для этого потребуется прочесть текст дважды, трижды, он должен это сделать, и только тогда вносить правки. Мысль схвачена, редактор стал читателем, поймал логику, родилось «со-общение». Потом можно отклонить статью, зарубить предложение, сказать, что это никому не нужно. Но только потом, по прочтении…

Конечно, написание доступных текстов – искусство, как и выступление с презентациями, составление рациональных предложений, априори успешных старт-ап бизнес-планов. Этому нужно учиться, и об этом мы, возможно, еще порассуждаем. Но случаев, когда кривая презентация хорошей идеи не позволяет рассмотреть ее со всех сторон, выявить ее ценность, к сожалению, хватает. Потерять крупицы здравой идеи в бездне словоблудия очень просто, но вина за это ложится не только на автора идеи, но и на тех, кто принимает решение.

Научиться быть редактором для самого себя — половина пути к тому, чтобы стать хорошим редактором для других. В противном случае идеи ваших подчиненных также окажутся в мусорной корзине.
Читать далее

Нет для всех

При копировании или перенесении нескольких файлов в папку, где уже существуют файлы с таким же именем, винда спрашивает, будем ли проводит замену конкретного файла. Возможность дать команду «Да для всех» и заменить все конфликтные файлы есть, а отменять замену долгое время приходилось отдельной командой для каждого файла. Если их штуки три – ладно, а если десятки, сотни?

На что же кликать в этой менюшке.

Оказалось, что дать команду «Нет для всех» тоже можно. Для этого при появлении данного меню необходимо, зажав Shift, либо нажать «N», либо кликнуть с зажатым шифтом «No» в меню.

К слову, в Windows Vista это решается возможностью поставить галочку «Сделать это для всех NN конфликтов» и выбрать любое типовое решение.

Читать далее

Опознаем файлы по расширению

Еще один частый случай из серии «Что за нафиг тут вылезло». В локальной сети, на флешке, на присланном (или отрытом в ящике стола) компакте, или в полученном только что от начальства-клиета-партнера письме обнаруживается файл с непонятной иконкой и таинственным расширением. При двойном клике выскакивает предложение поискать программу в интернете или выбрать из списка вручную. Что искать? Что выбирать? Да, и надо ли? Что это вообще такое в файле?

Надо сказать, что неопознанными могут оказаться даже довольно распространенные файлы, необязательно нечто экзотическое. Например, файл типа .msg может быть неопознан удаленным почтовым клиентом, если будет получен приложением к письму. А скопированный где-то по случаю забавный баннер-на-флеше.swf хоть и открывается без труда любым современным браузером, но не с двойного клика, а после выбора программы в ручную.
Для опознания файлов следует обратиться к любому из многих ресурсов и справочников, таких как:
Список расширений файлов
Русскоязычная база расширений файлов filetypes.ru Note: в ней иногда встречаются пары расширение-тип файла без подробного описания, но большинство недоразумений развеет.
Англоязычный каталог расширений file-extensions.org
А еще по теме можно посмотреть популярный материал в ComputerBild
Читать далее

Письма мелким почерком…

Многим из нас приходится рассылать однотипные или даже одинаковые письма большому числу адресатов. Работа нудная, однообразная, нетворческая, но облегчить можно и сей неблагодарный труд.

Итак, если Вы ежедневно рассылаете партнерам или клиентам письма, где меняется всего несколько строчек, а основное содержание остается неизменным, просто добавьте шаблон письма в специальную автоподпись.

Сделать это просто – скопируйте текст в окошко автоподписи Outlook/Сервис/Параметры/Сообщение/Подписи/Создать. Не забудьте добавить Ваши координаты в конце сообщения. Теперь при создании нового письма, щелкнув правой кнопкой мыши в поле текста вы сможете выбрать любой вариант автоподписи. Остается лишь добавить тему письма и вложения. Сложнее обстоит дело со списками адресов.

К сожалению, использование специальных программ и плагинов к Outlook типа Send Personally, не столь распространено, как хотелось бы. Зачастую рассылка производится по старинке, методом копирования адресов из базы Excel в вордовский файл. Трудность в том, что Outlook требует разделения адресов точкой с запятой, а создатели баз данных, как правило, не утруждают себя добавлением точки с запятой к каждому адресу. Да это и не нужно.

Выход прост — автоматическая замена средствами Microsoft Word. Дело в том, что программа позволяет искать не только видимые буквы и цифры, но и множество специальных знаков - «Непечатаемых символов».

Итак, копируем столбец с адресами из Excel в Word, получаем либо табличку, либо множество строк с одним (если заполнявший базу был ответственным человеком) e-mail адресом на одной строке.



Работать с таблицей чуть сложнее. Для того, чтобы наш фокус получился, нам необходимо, чтобы в конце каждого адреса стоял знак абзаца (¶), то есть каждый адрес должен находиться на своей строке. Для этого просто выделяем всю табличку, правая кнопка мыши, «объединить ячейки». Теперь каждый адрес является самостоятельной строчкой.

Далее вызываем мастер поиска/замены (Ctrl + F), переходим на вкладку «Заменить», нажимаем кнопочку «больше». Щелкаем выпадающий список «Специальный» и находим поле «Знак абзаца». Обращаю ваше внимание на то, что замена по полю «конец абзаца» результата не даст, несмотря на то, что наш любимый символ (¶) здесь присутствует. Ну да это вопросы к разработчикам или переводчикам.

Итак, выбираем «Знак абзаца», в поле «Найти» появляется ^p (крышечка и р), копируем эту строчку в поле «Заменить на», вставив перед крышечкой нашу точку с запятой. Жмем «Заменить все» - и список рассылки готов)

Читать далее

Тонкости буллетирования

"Знак тире (кружок, ромбик и т. п.) [рекомендуется употреблять в случае, если] перечень не требует запоминания его элементов в определённом порядке или элементы перечня относятся к самой низшей ступени, когда либо остальные техн. средства обозначения уже использованы, либо по значимости данный перечень относится к низшей ступени в сопоставлении с аналогичными элементами в других перечнях".
Мильчин А. Э., Чельцова Л. К. Справочник издателя и автора. Редакционно-издательское оформление издания. — М: Олимп, 1998; стр. 39

Вот так, весомо, грубо, зримо… Только такие справочники обладают одним существенным недостатком — сложностью применения на практике. Ну кто, находясь в здравом уме, будет держать на офисной книжной полке подобную книгу?

А меж тем достаточно пару раз правильно отформатировать списки в документе, выбрать «любимые» значки для обозначения элементов списка, и проблем не будет.
Только давайте договоримся — всевозможные перечни, списки действий, подпункты соглашений и проч. мы будем обозначать цифрами, и называть это нумерованным списком. А там, где нет логического следования, где идет перечисление равнозначных элементов, будем применять маркеры.

Сам процесс создания списков в Word трудностей, как правило, не вызывает. Маркированный список легко задается набором * (астериск), пробел, затем фраза, которую необходимо набрать. Нумерованный список можно создать, набрав вместо звездочки (астериска) цифру. Естественно, несколько абзацев текста также легко превратить в список, если выделить их и, нажав правую кнопку, выбрать, соответственно, для Word 2007 поля «нумерация» или «маркер», или поле «список» для Word 2003.

Уровни списка можно переключать кнопками «уменьшить отступ»/ «увеличить отступ», которые появляются в случае, если выделить несколько элементов списка и нажать правую кнопку мыши.

С технологией все, немного лирики. К сожалению, во многом принципы отечественной типографики отошли в прошлое в том числе потому, что люди в работе используют умолчания, стили, рекомендованные программой. Откройте табличку буллетов, которые предлагает Word по умолчанию – это кружок, ромбик, галочка, в то время как в России предпочтение в маркированных списках отдавалось тире. Поэкспериментируйте, списки с тире выглядят более официально и опрятно)

Читать далее

Скриншоты программ

Периодически возникает необходимость сделать снимок экрана в конкретный момент времени, запущенные приложения, положения курсора, всплывающие окна и т.д. Дать сообщение об ошибке и показать, что именно не так, не переписывая данных с экрана, зафиксировать некий промежуточный этап в процессе, в конце концов – дать подсказку по выпадающим менюшкам.

Для скриншотов на каждой клавиатуре – даже масенького 12-дюймового ноута – есть штатная клавиша для скринотов – PrtScr, справа от F12. Далее Ctrl+V или Shtf+Insert вставит скриншот в любое офисное приложение или графический редактор, хоть в самый примитивный Paint.

Если снять нужно снять только данные в одном маленьком окне какой-нибудь программки, например сообщение об ошибке или результаты сканирования, а возиться с кропом (инструментом обрезки изображений) неудобно или банально нет времени, то нажимаем Alt+PrtScr – и скриншот распространится только на активное окно. То, что и требовалось.

Кроме того, существует довольно много специализированных программ для скриншотов всего и вся от веб-страниц до эпизодов игр и видео из медиаплееров. Однако, всерьез рассчитывать на их установку корпоративными админами для большинства офисных работников было бы… наивно.

Список софта можно почерпнуть в соответствующей статье WikiPedia

Читать далее

Постфиксы в названиях файлов

Мы уже говорили об использовании системы префиксов для оптимизации работы с файлами. Помимо этой системы существует множество подходов к систематизации документов, и многие из них нашли отражение в современных офисных приложениях. Системы постфиксов в названиях файлов и элементов можно отнести к тем, которые формально не регламентированы, но «изобретаются» для себя или для всей компании многими и многими.

Постфиксы бывают очевидными и традиционными. Например, _fin, обозначающий итоговую версию, или _draft, напротив, относящий файл к черновикам. Note: здесь и далее постфиксы отделены от названия файла подчеркиваниями, во-первых, для удобочитаемости, во-вторых, для отражения рекомендации все_слова_в_названии_файла прописывать через подчеркивание (в дальнейшем это послужит гарантией, что ссылка на файлик не побьется).

Постфиксы могут обозначать дату, месяц или год для периодического документа типа Список_клиентов_август_2008.xls.

Постфиксы могут обозначать степень проработанности документа, например, _appr (одобрено), _sel (избранное) _rev (просмотрено), _corr (исправлено). С тем же успехом можно использовать и сокращения от русский слов, но если среди всех работающих с документом есть хоть один иностранец, будет вполне вежливо использовать латиницу.
Постфиксы необходимы и для рабочих групп. Например, если несколько лиц работают совместно над одним и тем же исходным файлом, и есть некто (координатор или босс), кто потом будет работать с результатами деятельности каждого и сводить все это воедино или анализировать полученные от каждого обновления. В этом случае будут полезны постфиксы типа _AG, где AG инициалы автора, Алена Григорьева. Этот принцип будет полезен и в тех случаях, когда основного работника кто-то дублирует, скажем, когда над файлом работает стажер и есть основания не доверять ему основной файл.

Наконец, постфиксы позволят элементарно не отправить заказчику не_тот_бюджет со всеми прописанными накрутками.

Это суть не инструкции к применению, а описание принципа индексации файлов для упрощения поиска нужной информации, снижения количества ошибок и усиления впечатления порядка в папках. Те же принципы применимы к названиям листов книгах Exel, к шаблонам, к местер-слайдам презентаций, да к чему угодно.
Читать далее

Корпоративная автоподпись

За редким исключением формат автоподписи в корпоративной электронной почте в нашей стране не регламентируется, и тем более не контролируется заботливым сисадмином, а отдается на откуп работнику. Мол, это его личное дело, как и что он будет подписывать. Довольно часто подобный подход сочетается с отношением работника в стиле: «Ну, обратный адрес есть, и что еще ему надо?» А надо, по стандартам делового этикета довольно многое, но в то же время кратко и по делу.

Во-первых, в подписи должно быть имя, кроме шуток. Если приходится вести переписку с иностранцами и подпись составляется не на русском языке, необходимо учесть, в каком порядке принято писать имя и фамилию, тогда не придется смущать адресанта замечанием, что вообще-то Demianenko это не имя.

Подписываться никами, АКА и прозвищами в деловой переписке не принято. Стоящие вместо подписи инициалы и сокращения вроде «br, JA» (Best regards, Jury Armand) возможны только в переписке с теми, с кем установились менее формальные отношения.
Во-вторых, в подписи должна быть должность; это может быть что-то вроде Менеджер по работе с клиентами или Куратор проекта «Магазин у дома».

Далее принято указывать контактную информацию. Минимум тут – электронная почта и рабочий (может быть и мобильный) телефон, если офисная АТС поддерживает, то и с внутренним номером, набираемом в тональном режиме.

Вопрос о средствах обмена мгновенными сообщениями пока не разрешен, поскольку абсолютное большинство компаний в нашей стране относятся к ним, как к пустой трате рабочего времени, но при прочих равных номер ICQ или имя в Skype ничем не хуже мейла.
Наконец, название компании (если не указано в названии должности или шаблоне письма) и URL корпоративного сайта.

В целом, подпись не должна быть более 8 строк. ри работе с современными почтовыми клиентами возникает искушение добавить в подпись рекламный модуль или красивый логотип компании, но надо быть готовым к тому, что настройки получателя могут отсекать такие элементы, так что контактную информацию лучше оставлять текстом.

И наконец, вежливая фраза в конце: «С уважением,…» «С наилучшими пожеланиями…», «Благодарю за сотрудничество и желаю удачного дня,…» - если нет желания писать ее каждый раз, она вполне органично впишется в автоматическую подпись.

И еще - как правило, офисный люд применяет несколько подписей. Одна, наиболее полная, может использоваться при общении с человеком, которому вы доверяете. И краткая подпись, содержащая только имя и фамилию, подойдет для общения с назойливыми рекламщиками, для ответов на подозрительные письма и пр. Здесь главное не впасть в паранойю - если вы являетесь публичной персоной или на вас завязано много клиентов, ваша контактная инфомация в подписи просто обязана быть полной.

Читать далее

Манагеры... нас тьмы, и тьмы, и тьмы

«Мы не пашем, не сеем, не строим», пели трогательные бюрократы канувших в лету советских восьмидесятых в «Забытой мелодии для флейты». Им на смену пришли силовые чиновники наверху, и сонмы манагеров внизу. Новые армии бойцов, службистов и солдат сегодняшнего колоссальнейшего аппарата, манагеры даже не среднего, а нижнего звена, основание пирамиды, работники брендованных представительств, местных фирм и неизвестных фирмочек, заполняющие в часы пик все и вся.

Мы тратим время и силы, но редко можем увидеть результат работы, да и тот теряется даже в масштабах полуторадюймового экрана мобильного телефона. Если в какой-то момент мы перестанем работать, то, кажется, ничего не произойдет, не изменится, и никто этого не заметит. Мы не производим чего-то реального, мы создаем мифическую добавленную стоимость, изничтожаем тонны бумаги и генерим терабайты трафика.

Синдром хронической усталости, беспрерывный стресс и обреченность мириться с крохоборством и самодурством начальства вгоняют нас в депрессию и развивают нездоровый пофигизм как базовую реакцию на окружающую действительность.
Из нас единицы работают «по профилю», да и те вынесли из института безнадежно далекое от практики академическое образование. Нас никто не учил ни правильно оформить и написать бумажку, ни толком составить презентацию, ни отыскать в бездонной сети что-то необходимое, ни всего-навсего адекватно работать с клиентами электронной почты.

Не учат этому и на работе. В лучшем случае, коллеги посочувствуют и будут что-то подсказывать по случаю, если сами умеют. В худшем, получается «Что ты спрашиваешь? Делай, давай! Все равно как!» А как выходит, понятно.

Информационные технологии стали навязанной средой обитания любого сегодняшнего манагера, но средой заведомо враждебной, создающей проблемы, которые приходится решать, чтобы что-то сделать по работе. А системные администраторы – если они вообще есть – придерживаются принципов суконных городничих «держать и не пущать». На практике – «запретить и не внедрять». Нефига тут.

И даже самого главного права любого профессионала мы лишены – права сесть, прикрыть глаза и как следует подумать над решением поставленной задачи, решением разумным, логичным, профессиональным.

Вот и получается, что время и силы мы тратим не на работу, а на преодоление заведомо лишних, побочных трудностей. Забиваем ими голову. А ведь разруха-то, она же не в клозетах, перво-наперво она в головах, в наших головах.

Нас тьмы, и тьмы, и тьмы – и все мы имеем право стать лучше, стать профессионалами, если не благодаря, так вопреки.
Читать далее

Онлайн FTP-клиент

Вот незадача: необходимо оперативно и / или территориально далеко доставить один или несколько больших файлов, или же получить их от клиента-партнера-подрядчика. Файлы слишком велики для корпоративной и даже бесплатной электронной почты; файлообменники, такие как Webfile, Slil/Zalil, Filefactory и т.п., тоже ограничивают размер загружаемых файлов, они могут быть перегружены, доступ к ним может быть заблокирован, наконец, Вы или Ваши партнеры можете им просто-напросто не доверять.
Таким образом, задача сводится к тому, чтобы выложить файлы на FTP-сервер или же забрать файлы с FTP-сервера. Это может быть FTP-сервер Вашей конторы или сервер партнера.

Как правило, прямое обращение к подобным серверам через браузер по ссылке типа ftp://username:password@domain.com блокируется корпоративными политиками безопасности, так что придется прибегнуть к специальным средствам. Скорее всего, на корпоративном компьютере Вам не удастся ни найти предустановленного FTP-клиента вроде ALFTP или FlashFXP, ни браузера Mozilla Firefox plug-in’ом Filezilla. Не получится без прав администратора и самостоятельно установить необходимое ПО.

Выходом из ситуации станет так называемый web-based ftp-client, то есть удаленный клиент, доступ к интерфейсу которого осуществляется через браузер, а сама программа не устанавливается на компьютер. Их интерфейс интуитивно понятен и прост, а некоторые из них позволяют работать в привычной атмосфере «Проводника».
Net2ftp
FTPLive
AnyClient - Он пока не вполне корректно работает с Windows Vista, но Вы же ей еще не пользуетесь?
Дополнительно:
Длинный список FTP-клиентов
Читать далее

Ой, а мне ФУЙ пришел...

И не было предела возмущению белокурой сотрудницы... Загадочным «фуем» оказался не искаженный тот самый, и не презрительное восклицание, а самый банальный акроним FYI (англ. For your information - «К сведению»), который барышня прочитала как по писаному.
Исторически сложилось так, что в международной деловой переписке прижились акронимы преимущественно английского происхождения (VAT, COB, EBD, FYI, Re, AOB…). За исключением, пожалуй, только более древних – латинских, таких как etc, qed, PS.
И те, и другие широко применяются и зачастую смущают молодых сотрудников, которым следует записать в «Избранное» несколько словарей международных акронимов и аббревиатур (например, Acronym Attic, Acronym Finder, The Free Dictionary) и список бизнес-акронимов и постепенно их осваивать на практике общения с иностранными партнерами.

В русскоязычной официальной переписке транслитерация и транскрипция международных акронимов недопустима; вместо них следует использовать соответствующие регулярные выражения, типа «К вашему сведению», «В кратчайшие сроки» или «До конца рабочего дня», и никаких АЗАПов. Не стоит в официальных письмах использовать и оригинальные акронимы, хотя в рабочей переписке это вполне приемлемо, если все участники в теме.
Читать далее

Префиксы в названиях файлов и элементов

А в папках-то у нас снова бардак… А в подборках однотипных файлов (все отчеты за июнь), отправленных одним письмом, бардак еще больший… Епт, а в задачах черт ногу сломит… В черновики писем я просто не заглядываю – так спокойнее

Существует множество способов индексации файлов, например, при помощи постфиксов и префиксов, и большинство из них пригодятся нам в организации списков файлов и элементов органайзера, таких как задачи, черновики, заметки. Не суть важно, что там для себя изобрело начальство и сидит ли оно с кучей безумно похожих файлов и пытается разобраться в ней. Наша задача – сделать удобно и быстро.

Устоявшейся системы префиксов для наименования файлов нет, однако здравый смысл подсказывает, как ее создать. Префиксом может стать название компании-клиента\партнера, тип документа (бюджет, контакты, предложение, наработки, отчет, и т.п.), рабочая группа (sales, маркетинг, ритейлеры), или направление деятельности.
Главное преимущество и основная задача системы префиксов – удобный поиск при сортировке файлов или элементов органайзера по алфавиту, просто и интуитивно понятно. Чтобы все всегда было под рукой, и чтобы не было необходимости открывать каждый документ, чтобы понять что это и зачем оно тут. Газпром_бюджет_3кв_2008, вроде все понятно, не так ли?

Для задач и контактов в MS Outlook можно также применять «категории», в Gmail – специальные тэги, причем в том числе и для сортировки писем. Но практика показывает, что управление задачами через категории на практике занимает больше времени, чем простое прописывание префикса в названии \ теме. А добавление префиксов к теме письма значительно облегчит поиск входящей \ исходящей корреспонденции вам и упростит обработку писем вашим коллегам \ клиентам \ партнерам.
Читать далее

Не бойтесь удивляться

Огромный поток неструктурированной информации ежедневно обрушивается на офисного работника. Этот поток подобен атмосферному столбу, который неотвратимо давит на каждого человека, даже партийного, и весит, если верить Ильфу и Петрову, двести четырнадцать кило.

Информационная передозировка вызывает приступы меланхолии, равнодушия, стремления скорее «обозначить» деятельность, чем действительно сделать что-то. Вспомните, как часто ли вы ищете случайно встретившееся незнакомое слово в Яндексе? Обращаетесь ли вы к встроенным справкам в офисном ПО? Выясняете ли значение отдельных слов в иностранном тексте, если смысл в целом понятен?
Скорее всего, даже не каждый день)

У большинства просто нет времени на это, необходимо что-то срочно закончить, написать, сделать… При этом мир интересного, незнакомого, любопытного стремительно схлопывается, уступая место «простоте» восприятия, несложной эмоции. На остальное времени действительно не остается, и кажется, что совсем скоро его не останется совсем… И здесь кроется фатальная ошибка.

***

Однажды мне поручили написать статью. Провозившись с текстом часа четыре, я осознал, что основное время потратил на разработку концепции в процессе написания, на исправление ошибок при печати, а также на сам процесс набора текста. В результате я решил освоить слепой метод печати и вывел для себя несколько простых правил: прежде чем писать о чем-то, нужно знать, о чем именно ты будешь писать, чем текст закончится, какие точки «сюжета» будут пройдены. Иначе говоря, не стоит доверяться букве, форме, пытаться построить текст по шаблону. В итоге на работу времени будет потрачено в два раза меньше, ведь легче и быстрее работается тогда, когда план, основа уже определена.
Банальность? Как ни странно, именно банальность часто не воспринимается человеком в суетности трудового дня. Офисному человеку нужно знать ворд — банальность, но кто действительно хорошо знает ворд? А power point? А кто умеет правильно задавать вопросы Яндексу?

Оптимизация методов решения задач не просто необходима, она жизненно важна для каждого человека, занятого офисной работой. Причина? Сколько угодно: вы экономите самый ценный ресурс — время, причем и свое, и ваших коллег. Интересуйтесь всем, что связано с вашей работой, открывайте новое, учитесь видеть логику и упрощать рутинные, технические процессы. И главное — учитесь структурировать информацию. В этом случае вам никогда не придется услышать фразу «офисный планктон» в свой адрес.
Читать далее

Убиваем нумерацию страниц

А вот нумерация страниц нам тут совершенно не нужна. Облом – удалить нумерацию в Ворде 2003 года выпуска вовсе не так легко, как проставить. В отчаянии офисные обитатели доходят до создания нового документа и переноса текста частями. Долго. Неудобно. Потенциально опасно. Нервно. И совершенно неправильно.

Поскольку номер страницы принадлежит полю колонтитула, то искать решение логично именно там. Можно яростно покликать у нижнего поля страницы хоть и по самому номеру, а можно перейти по Вид – Колонтитулы и оказаться в нужно поле для редактирования.

Удаляем число в рамочке как обыкновенный текст, и возвращаемся к обычному виду.

Нумерации страниц больше нет. Во всяком случае, в данном разделе документа. В других разделах операцию придется повторить (конечно, если флажок колонтитула "как в предыдущем" неактивен. В противном случае, убрав нумерацию в одном разделе, можно очистить от номеров страниц весь документ).

К слову, в 2007-м редакторе нумерацию страниц можно быстро удалить, если на вкладке Вставка в группе Колонтитулы нажать кнопку Номер страницы и в раскрывшемся списке команд выбрать команду «Удалить номера страниц».

Читать далее

Командные клавиши

«Все любят редких животных, а вот российских туристов в Конго, я уверен, далеко не все» - уверял Миша Козырев в Дне Радио. А еще, ну, кроме редких животных, люди очень любят удобное управление горячими клавишами, которые позволяют не зюзюкать бешено мышом по запрятанным менюшкам в поисках нужной функции, а изящно пощелкивать клавой.

Знание хотя бы самого минимума горячих клавиш совершенно необходимо для работы в современном офисе, построенном вокруг ИТ и на ИТ. Использование горячих клавиш не только экономит массу времени и позволяет реже сползать на мыша, например, при наборе текстов или заполнении таблиц, но и позволяет быстрее и легче довести до автоматизма навык сохранять документы после каждого изменения, чтобы потом не было мучительно больно. А уж если приходится работать на ноуте да еще и без мышки, так и вовсе приходится иногда обеими руками на тачпаде топтаться.

Для работы с офисными приложениями, удобной навигации по Проводнику и управления с файлами вполне достаточно будет двух десятков самых основных сочетаний клавиш. Начните с них, распечатайте крупным шрифтом, повесьте рядом с монитором, чтоб удобнее подглядывать и приучитесь останавливать себя всякий раз, когда полезете с мышкой делать то, что договорились делать при помощи горячих клавиш. Несколько дней волевого усилия, и все станет быстрее, удобнее, проще.

Кстати, некоторые сочетания клавиш стоит переназначить сразу. Например, переключение между языками раскладки клавиатуры. По умолчанию это LeftAlt+Shift. Но если вам постоянно приходится скакать с языка на язык, а программ автоматического переключения типа Punto Switcher не установлено, то наверняка часто вместо или вместе с переключением языка курсор будет вылетать в панель управления (просто Alt), что неудобно и чертовски раздражает, к тому же можно случайно запустить совершенно не нужные действия или сменить настройки. Поэтому находим справа внизу иконку статуса языка, кликаем правой кнопкой, выбираем параметры, закладка переключение клавиатуры и далее – сменить сочетание клавиш.

Списков горячих клавиш в Сети множество, например на Allhotkeys или Script-coding.info
Также, на Makeuseof.com можно скачать несколько списков горячих клавиш, которые будет удобно вывести на печать и развесить по загончику, а на Mashable.com - списки горячих клавиш для управления популярными веб-сервисами.
Общеполезные сведения по горячим клавишам можно почерпнуть в Википедии
Читать далее

Вернуть его немедленно

«И-и-и-и-и…» - восходя к ультразвуку возопила коллега через три загончика и стала махать наманикюренными лапками, сзывая всех святых на помощь. Она только что отправила клиенту смету со всеми отмеченными накрутками. Пропалила всю контору по-черному. Это классический пример случая, когда надо очень быстро отозвать письмо, пока его никто не прочел. Также такая необходимость возникает, если письмо по ошибке было направлено не тому адресату, не с теми и с неполными приложениями, или просто незаконченным.

Многие знают, что в MS Outlook отозвать сообщение можно, но в стрессовой ситуации начинают искать заветную кнопку совсем не там. По логике разработчиков, все действия непосредственно с отдельным сообщением выполняются именно из панели управления открытого сообщения. Путь: папка Отправленные – Нужное сообщение отдельным окном – Действия – Отзыв сообщения – Подтверждение отзыва непрочитанных сообщений или отправления замены.

Это можно либо выучить, либо понять, либо повесить на стенку в загончике.
Однако это не все. Для того, чтобы успешно отозвать сообщение необходимо соблюдение определенных условий:

• Адресат должен использовать MS Outlook, иначе в лучшем случае он получит сообщение об отзыве, но собственно отзыва не произойдет.
• Отзываемое сообщение должно быть отмечено как непрочтенное и находиться в папке «Входящие».
• Настройки клиента адресата должны позволять отзыв принятых сообщений.

Если письмо будет вручную или автоматически перемещено из папки «Входящие», будет открыто, то отозвать его не удастся. Следует также учитывать, что адресат может увидеть часть содержимого письма, не открывая сообщения, - в превьюшной всплывающей панели.
Так что на самом деле не стоит так уж полагаться на возможность отзыва сообщения и не отправлять исполнительному директору аналитическую записку в приложении, озаглавленном «пидарасу в Москву».

Про функцию отзыва сообщения можно посмотреть в посте How Message Recall Works специализированного блога или в справочном разделе на сайте Microsoft.

Читать далее

О ссылках на сервер

Чего проще, казалось бы — дать коллеге ссылку на общий документ? А на практике сплошь и рядом люди этого делать не умеют, и сыплется в аську и в почту ссылки «битые», которые ведут в никуда. В результате теряется масса времени на то, чтобы найти указанный документ, таюлицу, картинку или фотографию в бездне корпоративного сервера.
Итак, в каких случаях может потребоваться это сакральное знание? На самом деле вариантов немного:

1. Нужно дать ссылку в теле письма, в задаче, в назначении встречи, совещания и пр. на конкретное место в другом документе или на сам документ (таблицу, рисунок)
2. Нужно сослаться на общую папку, где находится документ

Основное правило вежливости – никогда не копируйте ссылку напрямую из окна explorer

Получить «живую» ссылку можно только одним способом – щелкнув правой кнопкой мыши в теле составляемого письма \ документа и выбрав поле появившегося меню «гиперссылка». Сочетание клавиш для вызова того же меню - Ctrl+K



Далее в этом окошке необходимо выбрать тот документ, на который нужно сослаться, и, вуаля!, ссылка готова). Ворд автоматически ее подчеркнет и выделит синим цветом.
Ровно таким же способом можно дать ссылку на папку, содержащую документы, либо на веб сайт. Впрочем, это уже совсем другая история…
Читать далее

Альбомная и книжная ориентация в одном документе

Иногда возникает необходимость в одном документе свести страницы с книжной и альбомной ориентацией. Бывает же, сказал начальник сделать, и хоть провались, но сделай. Например, для более удобного чтения таблиц, широких схем, иллюстраций или любимых маркетологами «дорожных карт».
Просто так поменять ориентацию выбранной страницы невозможно, даже отделив нужные страницы разрывом, невозможно применить изменения только к ним.
Как ни странно, но в MS Word есть вполне штатное решение этого затруднения. Все, что необходимо – отделить нужные страницы разрывом раздела, фактически выделить их в отдельные разделы документа. (Вставка – Разрыв – Соответствующий разрыв раздела).




Теперь отделенные страницы можно переориентировать по необходимости из меню "Параметры страницы".
Читать далее

А теперь делаем экранчик пошире и говорим: «А-а-а-а, какая прелесть…»

Файлы бывают большие, широкие и напичканные всяческими важными и нужными одновременно данными, а офисные мониторы обычно маленькие. Но даже если и повезло с 19-дюймовым красавцем, иногда возникает необходимость получить как можно пространства для работы. А уж если широта начальственной души не превышает 15 дюймов…
И именно на этот случай в офисных приложениях есть так называемый «полноэкранный режим».



Теперь панели инструментов и меню вызываются нажатием F10 или Alt, меню «Пуск» - Win или Ctrl+Esc, а между запущенными приложениями можно переключаться по Alt+Tab. С непривычки работать в таком режиме может показаться неудобно, но при надлежащем знании функций приложений и горячих клавиш, отсутствие меню вскоре становится незаметным и практически естественным.
Вернуться в обычный режим можно кликнув на тулбар, из меню вид или просто клавишей Esc.
Аналогичная возможность предусмотрена и в браузерах, полноэкранный режим включается клавишей F11. так что извлекать максимум рабочего пространства и экономить собственное время и силы можно и при веб-серфе. Кстати, работа в полноэкранном режиме – прекрасная тренировка для оттачивания навыков эффективной работы с командными клавишами.
Читать далее

Открываем умный офис

Сегодня мы тихой сапой запускаем проект Smart Office. Это будет блог о том, как в офисе остаться человеком и не стать функцией). А еще о том, что гораздо интереснее решить проблему, чем найти сотню причин того, чтобы опустить руки. И о том, где искать ответы на огромное количество вопросов, возникающих у обычного офисного обитателя в процессе создания прибавочного продукта по основному месту службы)
О чем мы будем тут писать?
Мы будем писать о том, как быстрее, проще и рациональнее решать распространенные проблемы, с которыми сталкивается офисная братия едва не каждый день. Будем рассматривать и распространенные ошибки и глупости, и каких можно и должно избегать. Где-то предложим готовое решение под ключ, где-то подскажем, из чего выбрать, а в чем-то просто укажем, что решение вообще-то есть – стоит только мальца посерфить сеть и покопаться в расширенном поиске.
Мы будем писать об информационных технологиях, на которых сегодня построен всякий офисный бизнес-процесс, и с которыми большинство отчаянно борется вместо того, чтобы использовать к собственной выгоде – к выгоде во времени, нервах, продуктивности.
Что не будем делать?
А вот не будем мы оперативными аникейщиками-пожарными, заменяющими неторопливые корпоративные службы техподдержки.
А еще не будем писать скучных инструкций к приложениям и давать бесполезные общие советы с точки зрения банальной эрудиции. Ведь все мы и так знаем, что надо трудиться, надо работать, надо строить автобаны!
Для кого все это?
Office Smart — для тех, кто не утратил чувства юмора в борьбе за материальные блага, кто хочет быть профессионалом, а не только казаться таковым. Разумеется, для всех и каждого, кто работает в офисе, но в первую очередь для тех, кто только приходит в офис.
На фига?
Потому что такого не было, когда мы сами только пришли в офис. Потому что такого нет и сейчас, когда приходят в офис стажеры, ассистенты, да и манагеры постарше – и все равно в большинстве своем регулярно пасуют перед офисными заковыками.
Наша цель — лишь указать направление. Ответов на все вопросы мы, конечно, не знаем, но, надеемся, сможем убедить нашего читателя в том, что время, потраченное на поиск ответов, стоит того)
По чести, в офисе есть куда больше точек приложения и помимо пятой к стулу.
С уважением,
Office Tricks Group
Читать далее