Не бойтесь удивляться

Огромный поток неструктурированной информации ежедневно обрушивается на офисного работника. Этот поток подобен атмосферному столбу, который неотвратимо давит на каждого человека, даже партийного, и весит, если верить Ильфу и Петрову, двести четырнадцать кило.

Информационная передозировка вызывает приступы меланхолии, равнодушия, стремления скорее «обозначить» деятельность, чем действительно сделать что-то. Вспомните, как часто ли вы ищете случайно встретившееся незнакомое слово в Яндексе? Обращаетесь ли вы к встроенным справкам в офисном ПО? Выясняете ли значение отдельных слов в иностранном тексте, если смысл в целом понятен?
Скорее всего, даже не каждый день)

У большинства просто нет времени на это, необходимо что-то срочно закончить, написать, сделать… При этом мир интересного, незнакомого, любопытного стремительно схлопывается, уступая место «простоте» восприятия, несложной эмоции. На остальное времени действительно не остается, и кажется, что совсем скоро его не останется совсем… И здесь кроется фатальная ошибка.

***

Однажды мне поручили написать статью. Провозившись с текстом часа четыре, я осознал, что основное время потратил на разработку концепции в процессе написания, на исправление ошибок при печати, а также на сам процесс набора текста. В результате я решил освоить слепой метод печати и вывел для себя несколько простых правил: прежде чем писать о чем-то, нужно знать, о чем именно ты будешь писать, чем текст закончится, какие точки «сюжета» будут пройдены. Иначе говоря, не стоит доверяться букве, форме, пытаться построить текст по шаблону. В итоге на работу времени будет потрачено в два раза меньше, ведь легче и быстрее работается тогда, когда план, основа уже определена.
Банальность? Как ни странно, именно банальность часто не воспринимается человеком в суетности трудового дня. Офисному человеку нужно знать ворд — банальность, но кто действительно хорошо знает ворд? А power point? А кто умеет правильно задавать вопросы Яндексу?

Оптимизация методов решения задач не просто необходима, она жизненно важна для каждого человека, занятого офисной работой. Причина? Сколько угодно: вы экономите самый ценный ресурс — время, причем и свое, и ваших коллег. Интересуйтесь всем, что связано с вашей работой, открывайте новое, учитесь видеть логику и упрощать рутинные, технические процессы. И главное — учитесь структурировать информацию. В этом случае вам никогда не придется услышать фразу «офисный планктон» в свой адрес.
Читать далее

Убиваем нумерацию страниц

А вот нумерация страниц нам тут совершенно не нужна. Облом – удалить нумерацию в Ворде 2003 года выпуска вовсе не так легко, как проставить. В отчаянии офисные обитатели доходят до создания нового документа и переноса текста частями. Долго. Неудобно. Потенциально опасно. Нервно. И совершенно неправильно.

Поскольку номер страницы принадлежит полю колонтитула, то искать решение логично именно там. Можно яростно покликать у нижнего поля страницы хоть и по самому номеру, а можно перейти по Вид – Колонтитулы и оказаться в нужно поле для редактирования.

Удаляем число в рамочке как обыкновенный текст, и возвращаемся к обычному виду.

Нумерации страниц больше нет. Во всяком случае, в данном разделе документа. В других разделах операцию придется повторить (конечно, если флажок колонтитула "как в предыдущем" неактивен. В противном случае, убрав нумерацию в одном разделе, можно очистить от номеров страниц весь документ).

К слову, в 2007-м редакторе нумерацию страниц можно быстро удалить, если на вкладке Вставка в группе Колонтитулы нажать кнопку Номер страницы и в раскрывшемся списке команд выбрать команду «Удалить номера страниц».

Читать далее

Командные клавиши

«Все любят редких животных, а вот российских туристов в Конго, я уверен, далеко не все» - уверял Миша Козырев в Дне Радио. А еще, ну, кроме редких животных, люди очень любят удобное управление горячими клавишами, которые позволяют не зюзюкать бешено мышом по запрятанным менюшкам в поисках нужной функции, а изящно пощелкивать клавой.

Знание хотя бы самого минимума горячих клавиш совершенно необходимо для работы в современном офисе, построенном вокруг ИТ и на ИТ. Использование горячих клавиш не только экономит массу времени и позволяет реже сползать на мыша, например, при наборе текстов или заполнении таблиц, но и позволяет быстрее и легче довести до автоматизма навык сохранять документы после каждого изменения, чтобы потом не было мучительно больно. А уж если приходится работать на ноуте да еще и без мышки, так и вовсе приходится иногда обеими руками на тачпаде топтаться.

Для работы с офисными приложениями, удобной навигации по Проводнику и управления с файлами вполне достаточно будет двух десятков самых основных сочетаний клавиш. Начните с них, распечатайте крупным шрифтом, повесьте рядом с монитором, чтоб удобнее подглядывать и приучитесь останавливать себя всякий раз, когда полезете с мышкой делать то, что договорились делать при помощи горячих клавиш. Несколько дней волевого усилия, и все станет быстрее, удобнее, проще.

Кстати, некоторые сочетания клавиш стоит переназначить сразу. Например, переключение между языками раскладки клавиатуры. По умолчанию это LeftAlt+Shift. Но если вам постоянно приходится скакать с языка на язык, а программ автоматического переключения типа Punto Switcher не установлено, то наверняка часто вместо или вместе с переключением языка курсор будет вылетать в панель управления (просто Alt), что неудобно и чертовски раздражает, к тому же можно случайно запустить совершенно не нужные действия или сменить настройки. Поэтому находим справа внизу иконку статуса языка, кликаем правой кнопкой, выбираем параметры, закладка переключение клавиатуры и далее – сменить сочетание клавиш.

Списков горячих клавиш в Сети множество, например на Allhotkeys или Script-coding.info
Также, на Makeuseof.com можно скачать несколько списков горячих клавиш, которые будет удобно вывести на печать и развесить по загончику, а на Mashable.com - списки горячих клавиш для управления популярными веб-сервисами.
Общеполезные сведения по горячим клавишам можно почерпнуть в Википедии
Читать далее

Вернуть его немедленно

«И-и-и-и-и…» - восходя к ультразвуку возопила коллега через три загончика и стала махать наманикюренными лапками, сзывая всех святых на помощь. Она только что отправила клиенту смету со всеми отмеченными накрутками. Пропалила всю контору по-черному. Это классический пример случая, когда надо очень быстро отозвать письмо, пока его никто не прочел. Также такая необходимость возникает, если письмо по ошибке было направлено не тому адресату, не с теми и с неполными приложениями, или просто незаконченным.

Многие знают, что в MS Outlook отозвать сообщение можно, но в стрессовой ситуации начинают искать заветную кнопку совсем не там. По логике разработчиков, все действия непосредственно с отдельным сообщением выполняются именно из панели управления открытого сообщения. Путь: папка Отправленные – Нужное сообщение отдельным окном – Действия – Отзыв сообщения – Подтверждение отзыва непрочитанных сообщений или отправления замены.

Это можно либо выучить, либо понять, либо повесить на стенку в загончике.
Однако это не все. Для того, чтобы успешно отозвать сообщение необходимо соблюдение определенных условий:

• Адресат должен использовать MS Outlook, иначе в лучшем случае он получит сообщение об отзыве, но собственно отзыва не произойдет.
• Отзываемое сообщение должно быть отмечено как непрочтенное и находиться в папке «Входящие».
• Настройки клиента адресата должны позволять отзыв принятых сообщений.

Если письмо будет вручную или автоматически перемещено из папки «Входящие», будет открыто, то отозвать его не удастся. Следует также учитывать, что адресат может увидеть часть содержимого письма, не открывая сообщения, - в превьюшной всплывающей панели.
Так что на самом деле не стоит так уж полагаться на возможность отзыва сообщения и не отправлять исполнительному директору аналитическую записку в приложении, озаглавленном «пидарасу в Москву».

Про функцию отзыва сообщения можно посмотреть в посте How Message Recall Works специализированного блога или в справочном разделе на сайте Microsoft.

Читать далее