За редким исключением формат автоподписи в корпоративной электронной почте в нашей стране не регламентируется, и тем более не контролируется заботливым сисадмином, а отдается на откуп работнику. Мол, это его личное дело, как и что он будет подписывать. Довольно часто подобный подход сочетается с отношением работника в стиле: «Ну, обратный адрес есть, и что еще ему надо?» А надо, по стандартам делового этикета довольно многое, но в то же время кратко и по делу.
Во-первых, в подписи должно быть имя, кроме шуток. Если приходится вести переписку с иностранцами и подпись составляется не на русском языке, необходимо учесть, в каком порядке принято писать имя и фамилию, тогда не придется смущать адресанта замечанием, что вообще-то Demianenko это не имя.
Подписываться никами, АКА и прозвищами в деловой переписке не принято. Стоящие вместо подписи инициалы и сокращения вроде «br, JA» (Best regards, Jury Armand) возможны только в переписке с теми, с кем установились менее формальные отношения.
Во-вторых, в подписи должна быть должность; это может быть что-то вроде Менеджер по работе с клиентами или Куратор проекта «Магазин у дома».
Далее принято указывать контактную информацию. Минимум тут – электронная почта и рабочий (может быть и мобильный) телефон, если офисная АТС поддерживает, то и с внутренним номером, набираемом в тональном режиме.
Вопрос о средствах обмена мгновенными сообщениями пока не разрешен, поскольку абсолютное большинство компаний в нашей стране относятся к ним, как к пустой трате рабочего времени, но при прочих равных номер ICQ или имя в Skype ничем не хуже мейла.
Наконец, название компании (если не указано в названии должности или шаблоне письма) и URL корпоративного сайта.
В целом, подпись не должна быть более 8 строк. ри работе с современными почтовыми клиентами возникает искушение добавить в подпись рекламный модуль или красивый логотип компании, но надо быть готовым к тому, что настройки получателя могут отсекать такие элементы, так что контактную информацию лучше оставлять текстом.
И наконец, вежливая фраза в конце: «С уважением,…» «С наилучшими пожеланиями…», «Благодарю за сотрудничество и желаю удачного дня,…» - если нет желания писать ее каждый раз, она вполне органично впишется в автоматическую подпись.
И еще - как правило, офисный люд применяет несколько подписей. Одна, наиболее полная, может использоваться при общении с человеком, которому вы доверяете. И краткая подпись, содержащая только имя и фамилию, подойдет для общения с назойливыми рекламщиками, для ответов на подозрительные письма и пр. Здесь главное не впасть в паранойю - если вы являетесь публичной персоной или на вас завязано много клиентов, ваша контактная инфомация в подписи просто обязана быть полной.
Комментариев нет:
Отправить комментарий