Тонкости буллетирования

"Знак тире (кружок, ромбик и т. п.) [рекомендуется употреблять в случае, если] перечень не требует запоминания его элементов в определённом порядке или элементы перечня относятся к самой низшей ступени, когда либо остальные техн. средства обозначения уже использованы, либо по значимости данный перечень относится к низшей ступени в сопоставлении с аналогичными элементами в других перечнях".
Мильчин А. Э., Чельцова Л. К. Справочник издателя и автора. Редакционно-издательское оформление издания. — М: Олимп, 1998; стр. 39

Вот так, весомо, грубо, зримо… Только такие справочники обладают одним существенным недостатком — сложностью применения на практике. Ну кто, находясь в здравом уме, будет держать на офисной книжной полке подобную книгу?

А меж тем достаточно пару раз правильно отформатировать списки в документе, выбрать «любимые» значки для обозначения элементов списка, и проблем не будет.
Только давайте договоримся — всевозможные перечни, списки действий, подпункты соглашений и проч. мы будем обозначать цифрами, и называть это нумерованным списком. А там, где нет логического следования, где идет перечисление равнозначных элементов, будем применять маркеры.

Сам процесс создания списков в Word трудностей, как правило, не вызывает. Маркированный список легко задается набором * (астериск), пробел, затем фраза, которую необходимо набрать. Нумерованный список можно создать, набрав вместо звездочки (астериска) цифру. Естественно, несколько абзацев текста также легко превратить в список, если выделить их и, нажав правую кнопку, выбрать, соответственно, для Word 2007 поля «нумерация» или «маркер», или поле «список» для Word 2003.

Уровни списка можно переключать кнопками «уменьшить отступ»/ «увеличить отступ», которые появляются в случае, если выделить несколько элементов списка и нажать правую кнопку мыши.

С технологией все, немного лирики. К сожалению, во многом принципы отечественной типографики отошли в прошлое в том числе потому, что люди в работе используют умолчания, стили, рекомендованные программой. Откройте табличку буллетов, которые предлагает Word по умолчанию – это кружок, ромбик, галочка, в то время как в России предпочтение в маркированных списках отдавалось тире. Поэкспериментируйте, списки с тире выглядят более официально и опрятно)

Читать далее

Скриншоты программ

Периодически возникает необходимость сделать снимок экрана в конкретный момент времени, запущенные приложения, положения курсора, всплывающие окна и т.д. Дать сообщение об ошибке и показать, что именно не так, не переписывая данных с экрана, зафиксировать некий промежуточный этап в процессе, в конце концов – дать подсказку по выпадающим менюшкам.

Для скриншотов на каждой клавиатуре – даже масенького 12-дюймового ноута – есть штатная клавиша для скринотов – PrtScr, справа от F12. Далее Ctrl+V или Shtf+Insert вставит скриншот в любое офисное приложение или графический редактор, хоть в самый примитивный Paint.

Если снять нужно снять только данные в одном маленьком окне какой-нибудь программки, например сообщение об ошибке или результаты сканирования, а возиться с кропом (инструментом обрезки изображений) неудобно или банально нет времени, то нажимаем Alt+PrtScr – и скриншот распространится только на активное окно. То, что и требовалось.

Кроме того, существует довольно много специализированных программ для скриншотов всего и вся от веб-страниц до эпизодов игр и видео из медиаплееров. Однако, всерьез рассчитывать на их установку корпоративными админами для большинства офисных работников было бы… наивно.

Список софта можно почерпнуть в соответствующей статье WikiPedia

Читать далее

Постфиксы в названиях файлов

Мы уже говорили об использовании системы префиксов для оптимизации работы с файлами. Помимо этой системы существует множество подходов к систематизации документов, и многие из них нашли отражение в современных офисных приложениях. Системы постфиксов в названиях файлов и элементов можно отнести к тем, которые формально не регламентированы, но «изобретаются» для себя или для всей компании многими и многими.

Постфиксы бывают очевидными и традиционными. Например, _fin, обозначающий итоговую версию, или _draft, напротив, относящий файл к черновикам. Note: здесь и далее постфиксы отделены от названия файла подчеркиваниями, во-первых, для удобочитаемости, во-вторых, для отражения рекомендации все_слова_в_названии_файла прописывать через подчеркивание (в дальнейшем это послужит гарантией, что ссылка на файлик не побьется).

Постфиксы могут обозначать дату, месяц или год для периодического документа типа Список_клиентов_август_2008.xls.

Постфиксы могут обозначать степень проработанности документа, например, _appr (одобрено), _sel (избранное) _rev (просмотрено), _corr (исправлено). С тем же успехом можно использовать и сокращения от русский слов, но если среди всех работающих с документом есть хоть один иностранец, будет вполне вежливо использовать латиницу.
Постфиксы необходимы и для рабочих групп. Например, если несколько лиц работают совместно над одним и тем же исходным файлом, и есть некто (координатор или босс), кто потом будет работать с результатами деятельности каждого и сводить все это воедино или анализировать полученные от каждого обновления. В этом случае будут полезны постфиксы типа _AG, где AG инициалы автора, Алена Григорьева. Этот принцип будет полезен и в тех случаях, когда основного работника кто-то дублирует, скажем, когда над файлом работает стажер и есть основания не доверять ему основной файл.

Наконец, постфиксы позволят элементарно не отправить заказчику не_тот_бюджет со всеми прописанными накрутками.

Это суть не инструкции к применению, а описание принципа индексации файлов для упрощения поиска нужной информации, снижения количества ошибок и усиления впечатления порядка в папках. Те же принципы применимы к названиям листов книгах Exel, к шаблонам, к местер-слайдам презентаций, да к чему угодно.
Читать далее

Корпоративная автоподпись

За редким исключением формат автоподписи в корпоративной электронной почте в нашей стране не регламентируется, и тем более не контролируется заботливым сисадмином, а отдается на откуп работнику. Мол, это его личное дело, как и что он будет подписывать. Довольно часто подобный подход сочетается с отношением работника в стиле: «Ну, обратный адрес есть, и что еще ему надо?» А надо, по стандартам делового этикета довольно многое, но в то же время кратко и по делу.

Во-первых, в подписи должно быть имя, кроме шуток. Если приходится вести переписку с иностранцами и подпись составляется не на русском языке, необходимо учесть, в каком порядке принято писать имя и фамилию, тогда не придется смущать адресанта замечанием, что вообще-то Demianenko это не имя.

Подписываться никами, АКА и прозвищами в деловой переписке не принято. Стоящие вместо подписи инициалы и сокращения вроде «br, JA» (Best regards, Jury Armand) возможны только в переписке с теми, с кем установились менее формальные отношения.
Во-вторых, в подписи должна быть должность; это может быть что-то вроде Менеджер по работе с клиентами или Куратор проекта «Магазин у дома».

Далее принято указывать контактную информацию. Минимум тут – электронная почта и рабочий (может быть и мобильный) телефон, если офисная АТС поддерживает, то и с внутренним номером, набираемом в тональном режиме.

Вопрос о средствах обмена мгновенными сообщениями пока не разрешен, поскольку абсолютное большинство компаний в нашей стране относятся к ним, как к пустой трате рабочего времени, но при прочих равных номер ICQ или имя в Skype ничем не хуже мейла.
Наконец, название компании (если не указано в названии должности или шаблоне письма) и URL корпоративного сайта.

В целом, подпись не должна быть более 8 строк. ри работе с современными почтовыми клиентами возникает искушение добавить в подпись рекламный модуль или красивый логотип компании, но надо быть готовым к тому, что настройки получателя могут отсекать такие элементы, так что контактную информацию лучше оставлять текстом.

И наконец, вежливая фраза в конце: «С уважением,…» «С наилучшими пожеланиями…», «Благодарю за сотрудничество и желаю удачного дня,…» - если нет желания писать ее каждый раз, она вполне органично впишется в автоматическую подпись.

И еще - как правило, офисный люд применяет несколько подписей. Одна, наиболее полная, может использоваться при общении с человеком, которому вы доверяете. И краткая подпись, содержащая только имя и фамилию, подойдет для общения с назойливыми рекламщиками, для ответов на подозрительные письма и пр. Здесь главное не впасть в паранойю - если вы являетесь публичной персоной или на вас завязано много клиентов, ваша контактная инфомация в подписи просто обязана быть полной.

Читать далее