О ссылках на сервер

Чего проще, казалось бы — дать коллеге ссылку на общий документ? А на практике сплошь и рядом люди этого делать не умеют, и сыплется в аську и в почту ссылки «битые», которые ведут в никуда. В результате теряется масса времени на то, чтобы найти указанный документ, таюлицу, картинку или фотографию в бездне корпоративного сервера.
Итак, в каких случаях может потребоваться это сакральное знание? На самом деле вариантов немного:

1. Нужно дать ссылку в теле письма, в задаче, в назначении встречи, совещания и пр. на конкретное место в другом документе или на сам документ (таблицу, рисунок)
2. Нужно сослаться на общую папку, где находится документ

Основное правило вежливости – никогда не копируйте ссылку напрямую из окна explorer

Получить «живую» ссылку можно только одним способом – щелкнув правой кнопкой мыши в теле составляемого письма \ документа и выбрав поле появившегося меню «гиперссылка». Сочетание клавиш для вызова того же меню - Ctrl+K



Далее в этом окошке необходимо выбрать тот документ, на который нужно сослаться, и, вуаля!, ссылка готова). Ворд автоматически ее подчеркнет и выделит синим цветом.
Ровно таким же способом можно дать ссылку на папку, содержащую документы, либо на веб сайт. Впрочем, это уже совсем другая история…
Читать далее

Альбомная и книжная ориентация в одном документе

Иногда возникает необходимость в одном документе свести страницы с книжной и альбомной ориентацией. Бывает же, сказал начальник сделать, и хоть провались, но сделай. Например, для более удобного чтения таблиц, широких схем, иллюстраций или любимых маркетологами «дорожных карт».
Просто так поменять ориентацию выбранной страницы невозможно, даже отделив нужные страницы разрывом, невозможно применить изменения только к ним.
Как ни странно, но в MS Word есть вполне штатное решение этого затруднения. Все, что необходимо – отделить нужные страницы разрывом раздела, фактически выделить их в отдельные разделы документа. (Вставка – Разрыв – Соответствующий разрыв раздела).




Теперь отделенные страницы можно переориентировать по необходимости из меню "Параметры страницы".
Читать далее

А теперь делаем экранчик пошире и говорим: «А-а-а-а, какая прелесть…»

Файлы бывают большие, широкие и напичканные всяческими важными и нужными одновременно данными, а офисные мониторы обычно маленькие. Но даже если и повезло с 19-дюймовым красавцем, иногда возникает необходимость получить как можно пространства для работы. А уж если широта начальственной души не превышает 15 дюймов…
И именно на этот случай в офисных приложениях есть так называемый «полноэкранный режим».



Теперь панели инструментов и меню вызываются нажатием F10 или Alt, меню «Пуск» - Win или Ctrl+Esc, а между запущенными приложениями можно переключаться по Alt+Tab. С непривычки работать в таком режиме может показаться неудобно, но при надлежащем знании функций приложений и горячих клавиш, отсутствие меню вскоре становится незаметным и практически естественным.
Вернуться в обычный режим можно кликнув на тулбар, из меню вид или просто клавишей Esc.
Аналогичная возможность предусмотрена и в браузерах, полноэкранный режим включается клавишей F11. так что извлекать максимум рабочего пространства и экономить собственное время и силы можно и при веб-серфе. Кстати, работа в полноэкранном режиме – прекрасная тренировка для оттачивания навыков эффективной работы с командными клавишами.
Читать далее

Открываем умный офис

Сегодня мы тихой сапой запускаем проект Smart Office. Это будет блог о том, как в офисе остаться человеком и не стать функцией). А еще о том, что гораздо интереснее решить проблему, чем найти сотню причин того, чтобы опустить руки. И о том, где искать ответы на огромное количество вопросов, возникающих у обычного офисного обитателя в процессе создания прибавочного продукта по основному месту службы)
О чем мы будем тут писать?
Мы будем писать о том, как быстрее, проще и рациональнее решать распространенные проблемы, с которыми сталкивается офисная братия едва не каждый день. Будем рассматривать и распространенные ошибки и глупости, и каких можно и должно избегать. Где-то предложим готовое решение под ключ, где-то подскажем, из чего выбрать, а в чем-то просто укажем, что решение вообще-то есть – стоит только мальца посерфить сеть и покопаться в расширенном поиске.
Мы будем писать об информационных технологиях, на которых сегодня построен всякий офисный бизнес-процесс, и с которыми большинство отчаянно борется вместо того, чтобы использовать к собственной выгоде – к выгоде во времени, нервах, продуктивности.
Что не будем делать?
А вот не будем мы оперативными аникейщиками-пожарными, заменяющими неторопливые корпоративные службы техподдержки.
А еще не будем писать скучных инструкций к приложениям и давать бесполезные общие советы с точки зрения банальной эрудиции. Ведь все мы и так знаем, что надо трудиться, надо работать, надо строить автобаны!
Для кого все это?
Office Smart — для тех, кто не утратил чувства юмора в борьбе за материальные блага, кто хочет быть профессионалом, а не только казаться таковым. Разумеется, для всех и каждого, кто работает в офисе, но в первую очередь для тех, кто только приходит в офис.
На фига?
Потому что такого не было, когда мы сами только пришли в офис. Потому что такого нет и сейчас, когда приходят в офис стажеры, ассистенты, да и манагеры постарше – и все равно в большинстве своем регулярно пасуют перед офисными заковыками.
Наша цель — лишь указать направление. Ответов на все вопросы мы, конечно, не знаем, но, надеемся, сможем убедить нашего читателя в том, что время, потраченное на поиск ответов, стоит того)
По чести, в офисе есть куда больше точек приложения и помимо пятой к стулу.
С уважением,
Office Tricks Group
Читать далее