Письма мелким почерком…

Многим из нас приходится рассылать однотипные или даже одинаковые письма большому числу адресатов. Работа нудная, однообразная, нетворческая, но облегчить можно и сей неблагодарный труд.

Итак, если Вы ежедневно рассылаете партнерам или клиентам письма, где меняется всего несколько строчек, а основное содержание остается неизменным, просто добавьте шаблон письма в специальную автоподпись.

Сделать это просто – скопируйте текст в окошко автоподписи Outlook/Сервис/Параметры/Сообщение/Подписи/Создать. Не забудьте добавить Ваши координаты в конце сообщения. Теперь при создании нового письма, щелкнув правой кнопкой мыши в поле текста вы сможете выбрать любой вариант автоподписи. Остается лишь добавить тему письма и вложения. Сложнее обстоит дело со списками адресов.

К сожалению, использование специальных программ и плагинов к Outlook типа Send Personally, не столь распространено, как хотелось бы. Зачастую рассылка производится по старинке, методом копирования адресов из базы Excel в вордовский файл. Трудность в том, что Outlook требует разделения адресов точкой с запятой, а создатели баз данных, как правило, не утруждают себя добавлением точки с запятой к каждому адресу. Да это и не нужно.

Выход прост — автоматическая замена средствами Microsoft Word. Дело в том, что программа позволяет искать не только видимые буквы и цифры, но и множество специальных знаков - «Непечатаемых символов».

Итак, копируем столбец с адресами из Excel в Word, получаем либо табличку, либо множество строк с одним (если заполнявший базу был ответственным человеком) e-mail адресом на одной строке.



Работать с таблицей чуть сложнее. Для того, чтобы наш фокус получился, нам необходимо, чтобы в конце каждого адреса стоял знак абзаца (¶), то есть каждый адрес должен находиться на своей строке. Для этого просто выделяем всю табличку, правая кнопка мыши, «объединить ячейки». Теперь каждый адрес является самостоятельной строчкой.

Далее вызываем мастер поиска/замены (Ctrl + F), переходим на вкладку «Заменить», нажимаем кнопочку «больше». Щелкаем выпадающий список «Специальный» и находим поле «Знак абзаца». Обращаю ваше внимание на то, что замена по полю «конец абзаца» результата не даст, несмотря на то, что наш любимый символ (¶) здесь присутствует. Ну да это вопросы к разработчикам или переводчикам.

Итак, выбираем «Знак абзаца», в поле «Найти» появляется ^p (крышечка и р), копируем эту строчку в поле «Заменить на», вставив перед крышечкой нашу точку с запятой. Жмем «Заменить все» - и список рассылки готов)