Префиксы в названиях файлов и элементов

А в папках-то у нас снова бардак… А в подборках однотипных файлов (все отчеты за июнь), отправленных одним письмом, бардак еще больший… Епт, а в задачах черт ногу сломит… В черновики писем я просто не заглядываю – так спокойнее

Существует множество способов индексации файлов, например, при помощи постфиксов и префиксов, и большинство из них пригодятся нам в организации списков файлов и элементов органайзера, таких как задачи, черновики, заметки. Не суть важно, что там для себя изобрело начальство и сидит ли оно с кучей безумно похожих файлов и пытается разобраться в ней. Наша задача – сделать удобно и быстро.

Устоявшейся системы префиксов для наименования файлов нет, однако здравый смысл подсказывает, как ее создать. Префиксом может стать название компании-клиента\партнера, тип документа (бюджет, контакты, предложение, наработки, отчет, и т.п.), рабочая группа (sales, маркетинг, ритейлеры), или направление деятельности.
Главное преимущество и основная задача системы префиксов – удобный поиск при сортировке файлов или элементов органайзера по алфавиту, просто и интуитивно понятно. Чтобы все всегда было под рукой, и чтобы не было необходимости открывать каждый документ, чтобы понять что это и зачем оно тут. Газпром_бюджет_3кв_2008, вроде все понятно, не так ли?

Для задач и контактов в MS Outlook можно также применять «категории», в Gmail – специальные тэги, причем в том числе и для сортировки писем. Но практика показывает, что управление задачами через категории на практике занимает больше времени, чем простое прописывание префикса в названии \ теме. А добавление префиксов к теме письма значительно облегчит поиск входящей \ исходящей корреспонденции вам и упростит обработку писем вашим коллегам \ клиентам \ партнерам.